Manajemen Perubahan

Kegiatan berupa Pembentukan Tim Reformasi Birokrasi / Tim Manajemen Perubahan / Agen-agen Perubahan; Penyusunan Road Map Reformasi Birokrasi Kemenko Bidang Perekonomian; Pengembangan nilai-nilai untuk menegakkan integritas (revolusi mental); Sosialisasi / internalisasi kegiatan reformasi birokrasi

Rapat Kerja/ Brainstorming Sekretariat Kementerian Koordinator Bidang Perekonomin (kegiatan 2017)

adminreform

Terselenggaranya rapat kerja Sekretariat lanjutan guna membahas dan menjawab tantangan kualitas layanan Sekretariat terhadap kelancaran dan kualitas kinerja Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian pada tanggal 3 Maret 2017. Pelaksanaan rapat ini dipimpin oleh Bapak Sesmenko Bidang Perekonomian, dan dihadiri oleh warga Sekretariat Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian serta hadir juga Staf Ahli Bidang Hubungan Ekonomi dan Polhukam.

Kegiatan ini dilaksanakan dengan pemaparan dari masing-masing Biro terkait perencanaan dan kinerja  yang akan dilaksanakan pada Tahun 2017 beserta rencana kerja di Tahun 2018. Poin-poin rapat yang dapat disarikan sebagai berikut:

  1. Arahan dari Sesmenko bahwa perlu mengutamakan tiga hal yang harus dikawal untuk meningkatkan kualitas layanan Sekretariat yaitu fasiltas kerja, kesejahteraan pegawai dan subtansi (manajemen kinerja dengan pengelolaan anggaran yang efektif dan efisien).
  2. Adapun paparan unit Biro Umum mengerucut pada layanan untuk memenuhi dan meningkatkan kualitas dari fasilitas kantor, fasilitas pengadaan dan kompetensi SDM, fasilitas keuangan dan fasilitas kesehatan.
  3. Unit Biro HPH berupaya untuk meningkatkan kualitas dari layanan persidangan, layanan kehumasan, layanan hukum dan layanan penyiapan naskah menteri melalui kerjasama dengan Unit Biro Perencanaan terkait Anggaran dan Sistem Informasi dan Unit Biro Umum terkait ketersediaan fasilitas penunjang kinerja Biro HPH mulai dari fisik sampai jasa layanan umum.
  4. Pada Unit Biro Perencanaan sudah melakukan berbagai proses untuk menyelesaikan pekerjaan yang sifatnya jangka pendek, seperti menyelaraskan alokasi anggaran sejalan dengan kebutuhan tahun 2017 dan menyiapkan alokasi untuk Kebutuhan Mendadak Penugasan Presiden/Menko serta Re-Design Website ekon.go.id dan peningkatan kecepatan Internet. Dalam jangka panjang penataan organisasi dan tata laksana, reformasi birokrasi serta manajemen kinerja (sistem akuntabilitas kinerja Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian) memerlukan proses penyempurnaan yang sinergi dan terintegrasi di Lingkungan internal Kemenko Perekonomian sendiri dan juga sinergitas antara Kemenko Perekonomian dengan Kementerian yang menjadi fasilitator dalam mengawal hal dimaksud (seperti Kementerian PANRB).

Sosialisasi dan Internalisasi Reformasi Birokrasi (kegiatan 2016)

adminreform

Kegiatan sosialisasi pelaksanaan reformasi birokrasi pada Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian yaitu mendiseminasi perubahan-perubahan apa saja dan tahapan/kegiatan reformasi birokrasi, baik kepada pegawai maupun kepada pihak eksternal. Tujuan sosialisasi dan internalisasi adalah untuk memperoleh pemahaman yang sama, mengurangi resistensi dari internal organisasi dan membangun komitmen serta memastikan partisipasi seluruh pejabat/pegawai dalam mewujudkan tata kelola kepemerintahan yang baik. Tahapan kegiatan ini meliputi :

  1. Penyebaran informasi;
  2. Menanamkan pemahaman;
  3. Mendorong komitmen; dan
  4. Menggerakan partisipasi.

Kegiatan sosialisasi dan internalisasi ini dilakukan secara berkelanjutan baik melalui rapat-rapat internal (rapat kick off, rapat pleno, rapat unit kerja), briefing disaat pelantikan pejabat, melalui intranet, email dan mailing list ekon.go.id, dengan penekanan menginformasikan dan menanamkan pemahaman seluruh pejabat/pegawai tentang informasi terkini terkait reformasi birokrasi nasional kepada para pegawai dan khususnya anggota Tim Asistensi Manajemen Perubahan Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian.

Pada tahun 2016, informasi perkembangan terkini terkait pelaksanaan kegiatan reformasi birokrasi yang dikomunikasikan, adalah sebagai berikut:

  • Rapat Kerja internal Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian tanggal 23 Januari 2016. Rapat Kerja internal ini dihadiri oleh seluruh pegawai di lingkungan Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian guna membahas rencana kerja dari masing-masing unit organisasi. Setiap Unit Organisasi mem­presentasi­kan dan mendiskusikan rencana kerja tahun 2016 agar tercapai sinkronisasi pelaksanaan kerja antar-unit organisasi di lingkungan Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian.
  • Penyampaian inventarisasi dan pemetaan Gerakan Nasional Revolusi Mental di Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian kepada Kementerian Koordinator Pembangunan Manusia dan Kebudayaan (surat Sesmenko Bidang Perekonomian Nomor S-18/SES.M.EKON/01/2016 tanggal 18 Januari 2016).
  • Terselenggaranya sosialisasi Gerakan Revolusi Mental bersama Tim Gerakan Revolusi Mental Nasional dari Kementerian Koordinator Bidang Pembangunan Manusia dan Kebudayaan pada tanggal 2 Februari 2016 di Kantor Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian dengan narasumber utama Prof. Sarlito Wirawan Sarwono. Sosialisasi ini memberikan pemahaman kepada SDM Aparatur di lingkungan Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian untuk mengimplementasikan gerakan revolusi mental di lingkungan Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian.
  • Terselenggaranya Rapat Pimpinan pembahasan “Arah Kebijakan Kementerian PAN dan RB terkait Reformasi Birokrasi Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian pada tanggal 19 Februari 2016 di Kantor Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian. Pembahasan dimaksud menghasilkan beberapa poin penting diantaranya:
    1. Mengelola delapan area perubahan. Kegiatan RB tidak sebatas tanggung jawab Sekretariat, namun perlu dukungan Deputi sehingga target perubahan tercapai;
    2. Pemenuhan data dukung penilaian akuntabilitas kepada Kementerian PAN dan RB dan Kepastian kejelasan prosedur kerja di masing-masing unit kerja serta revisi Renstra;
    3. Penyusunan mekanisme / model gambaran mobile coordination yang dikembangkan;
    4. Menyiapkan konsep Mars Kemenko Bidang Perekonomain;
    5. Melakukan assessment seluruh pegawai;
    6. Menyiapkan instrument/ mekanisme penilaian;
    7. Melakukan rapat koordinasi penilaian kegiatan prioritas bersama Bappenas (dan Kementerian Keuangan);
    8. Melakukan inventarisasi kegiatan prioritas di masing-masing Deputi;
    9. Pemenuhan LHKSN seluruh pegawai;
    10. Pemenuhan LHKPN Pejabat Eselon I, Eselon II, dan PPK;
    11. Melakukan penambahan populasi Survey Kepuasan Stakeholder atas kinerja layanan (koordinasi) Kemenko Bidang Perekonomian;
    12. Inventarisasi usulan inisiatif inovasi masing-masing Deputi;
    13. Pelaksanaan PMPRB online untuk evaluasi pelaksanaan reformasi birokrasi tahun 2015;
    14. Mekanisme / model penilaian Tunjangan Kinerja (diupayakan pola sederhana namun menangkap unsur kinerja pegawai);
    15. Inventarisasi usulan unit kerja sebagai pilot project WBK dan Penyelenggaraan Pencanangan Zona Bebas Korupsi (ZBK); dan
    16. Melakukan inventarisasi usulan inisiatif pemberian penghargaan.
  • Telah berupaya melakukan inventarisasi usulan inisiatif inovasi terkait tindak lanjut arah kebijakan one agency one innovation (satu instansi satu inovasi) melalui Nota Dinas Sesmenko Bidang Perekonomian Nomor 28/SES.M.EKON/03/2016 tanggal 28 Maret 2016. Pemantauan pelaksanaan kegiatan dan hasil inventarisasi inovasi di lingkup Deputi direncanakan menjadi bahan pertimbangan untuk diusulkan di ajang penilaian inovasi instansi di tahun 2017 kepada Kementerian PAN dan RB.
  • Penetapan Road Map Reformasi Birokrasi melalui Permenko Bidang Perekonomian Nomor 3 Tahun 2016 tentang Peta Jalan Reformasi Birokrasi Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian Tahun 2016-2019 tanggal 15 April 2016;
  • Terselenggaranya pelaksanaan Penilaian Mandiri Pelaksanaan Reformasi Birokrasi (PMPRB) online dengan rentang pelaksanaan sebagai berikut:
    1. Persiapan PMPRB online tanggal 28 Maret 2016; dan
    2. Penetapan penilaian PMPRB Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian tanggal 21 April 2016.

PMPRB online dimaksud yaitu untuk mengukur hasil pelaksanaan kegiatan Reformasi Birokrasi Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian pada Tahun 2015 dengan dilakukan secara internal Kementerian.

Hasil nilai PMPRB online internal Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian pada Tahun 2015 yaitu 83,04. Jika dibandingkan dengan hasil PMPRB online Tahun 2014 yaitu 79,81 maka dapat ditarik kesimpulan ada kenaikan hasil sebesar 3,23.

Hasil nilai PMPRB online dimaksud ini yang digunakan sebagai bahan klarifikasi atau verifikasi ke Kementerian PAN dan RB untuk memperoleh penetapan nilai sebenarnya dari Kementerian PAN dan RB sebagai lembaga yang berwenang melakukan penilaian pelaksanaan reformasi birokrasi instansi pemerintah.

  • Terselenggaranya rapat rutin pertemuan Staf di lingkungan Kemenko Bidang Perekonomian dengan Menteri dalam acara Evaluasi Kinerja dan Brainstorming. Pelaksanaan pertemuan rutin dengan pimpinan dimaksud dilaksanakan secara bertahap dengan unit organisasi (eselon I). Acara ini bertujuan
    1. untuk mengevaluasi kinerja dari setiap unit organisasi dan unit kerja di lingkungan Kemenko Bidang Perekonomian;
    2. untuk menjaring sebanyak mungkin ide-ide alternatif dari para pejabat/pegawai sebagai bahan pertimbangan untuk penguatan; dan
    3. untuk menginternalisasikan nilai-nilai Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian.

Acara ini langsung dipimpin oleh Menteri Koordinator Bidang Perekonomian. Hal ini menjadi bentuk komitmen yang kuat dari pimpinan tinggi untuk menciptakan perubahan internal organisasi yang lebih baik sehingga dapat memberikan dampak positif kepada pelayanan stakehoders dan customers.

Dalam setiap pelaksanaan rapat, Menteri selalu menginstruksikan kepada para pejabat untuk melakukan pertemuan rutin dengan staf di bawahnya dalam rangka mengevaluasi dan menggali potensi permasalahan yang harus segera diselesaikan. Untuk eselon I dengan staf di bawahnya dilakukan per bulan, sedangkan untuk eselon II dengan staf di bawahnya dilakukan per minggu.

  • Terselenggaranya rapat pembahasan pembentukan KORPRI Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian bersama nara sumber dari perwakilan Sekretariat KORPRI, tanggal 23 Juni 2016 bertempat di Kantor Kemenko Bidang Perekonomian. Pertemuan ini menjadi penting terkait sosialisasi cara pembentukan KORPRI di lingkungan Kemenko Bidang Perekonomian sehingga memudahkan dalam rencana pembentukan Kemenko Perekonomian bergabung kedalam KORPRI;
  • Terselenggaranya kegiatan perayaan ulang tahun Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian yang ke-50 tahun tanggal 25 Juli 2016. Perayaan dimulai pada hari Minggu tanggal 24 Juli 2016 dengan diawali kegiatan jalan santai bersama seluruh pegawai Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian mulai dari pejabat eselon I sampai dengan staf/pelaksana. Kemudian acara dilanjutkan dengan perayaan bersama di dekat halaman kantor Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian. Hal ini dapat menambah motivasi seluruh pegawai untuk terus bersama bersatu bekerja membangun ekonomi sesuai dengan tugas dan fungsi di dalam unit-unit Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian. Acara dihadiri oleh Menteri Koordinator Bidang Perekonomian Bapak Darmin Nasution dan Mantan Menteri Koordinator Bidang Perekonomian Bapak Sofjan Djalil serta mantan pegawai/ pejabat pimpinan tinggi yang pernah bekerja di Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian.
  • Terselenggaranya rapat pembahasan penyusunan penilaian perilaku individu berbasis Nilai-nilai Kementerian (Profesional, Integritas, Kerja Sama, Inovasi dan Responsibility/ Tanggung Jawab) untuk membangun budaya kerja Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian. Terdapat dua kegiatan yang berhasil dilaksanakan yaitu tanggal 30 Juni 2016 dan 19 Juli 2016. Output dari kegiatan dimaksud berupa draft Peraturan tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Penilaian Nilai-Nilai Individu Berbasis Nilai-Nilai Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian. Penilaian ini menggunakan cara penilaian hirarki dan penilaian diri serta menyimpulkan suatu kondisi perilaku pegawai dari penilaian hirarki. Penilaian ini berdasarkan pada Peraturan Menteri Koordinator Bidang Perekonomian Nomor 1 Tahun 2014 tentang Nilai-Nilai Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian. Adapun bentuk metode penilaian menggunakan kuesioner dengan skala penilaian (kurang, cukup, baik dan memuaskan).
    Berilah tanda (√) pada kolom-kolom nilai indikator di bawah ini sesuai dengan yang anda pilih.
    NILAI-NILAI DAN INDIKATOR K (1) C (2) B (3) M (4)
    I.              PROFESIONAL        
    1.  Memahami tugas, kewajiban dan wewenang jabatan
    2.  Melaksanakan tugas sesuai prosedur kerja
    3.  Berorientasi pada outcome kerja
    II.          INTEGRITAS K (1) C (2) B (3) M (4)
    1.  Menjunjung tinggi kejujuran
    2.  Mematuhi peraturan yang berlaku
    3.  Mendahulukan kepentingan organisasi
    III.           KERJASAMA K (1) C (2) B (3) M (4)
    1.  Mengembangkan komunikasi yang efektif
    2.  Membuka diri terhadap perbedaan pendapat
    3.  Mensinergikan kepentingan Stakeholder
    IV.        INOVASI K (1) C (2) B (3) M (4)
    1.  Memunculkan alternatif gagasan baru
    2.  Memberikan alternatif solusi permasalahan
    3.  Membuka peluang untuk perbaikan di tempat kerja
    V.         RESPONSIBILITY (TANGGUNG JAWAB) K (1) C (2) B (3) M (4)
    1.  Mengambil resiko atas pelaksanaan tugas
    2.  Mempertanggungjawabkan hasil kerja
    3.  Menyelesaikan tugas tepat waktu dan mutu

     

    Gambar  : Contoh Kuisoner Penilaian Perilaku Pegawai Berbasis Nilai-nilai Kementerian

    Tabel di atas adalah bagian dari sistem penilaian yang sedang direncanakan. Dari hasil penilaian kuisoner dimaksud dapat dilanjutkan dengan perhitungan dengan menggunakan statistik sederhana kemudian tergambar dengan diagram radar untuk mempermudah gambaran hasil penilaian, dan yang terakhir mencari rata-rata dari masing-masing skor untuk dapat diklasifikasikan dan disimpulkan pada kriteria apa pegawai bersangkutan dinilai oleh atasan langsung. Penilaian diri juga bisa dilakukan oleh pegawai sesuai dengan format kuesioner tersendiri. Berikut contoh tabel kesimpulan dari perhitungan hasil penilaian perilaku pegawai berbasis nilai-nilai kementerian beserta diagram radarnya.

     
    Pimpinan Self
    Profesional

    10

    9
    Integritas

    11

    8
    Kerja Sama

    9

    8
    Inovasi

    9

    8
    Responsibility

    8

    8
    Total

    9,40

    8,20

    BAIK (nilai 9,40)

    Gambar : Contoh Matriks Kesimpulan Hasil dari

    Perhitungan Hasil Penilaian Perilaku Pegawai

    Berbasis Nilai-Nilai Kementerian

  •  

    Gambar  : Kriteria dan Interval Untuk Klasifikasi Penilaian

    Penilaian diri disini dimaksudkan untuk mengenali perilaku diri terhadap penerapan Nilai-nilai Kementerian sehingga menjadi bahan pembelajaran pegawai bersangkutan.

    Pada tanggal 19 Juli 2016 dilakukan rapat penyempurnaan sekaligus pelaksanaan uji coba penilaian dengan sampel uji pertama kali adalah pegawai di lingkungan unit Biro Perencanaan. Kesimpulan dari uji coba penilaian adalah bahwa seluruh pegawai di unit Biro Perencanaan mendapatkan nilai rata-rata sebesar 9,79 sehingga klasifikasi hasil yang diperoleh dari penilaian dimaksud adalah memuaskan. Sedangkan untuk penilaian diri mendapatkan nilai rata-rata sebesar 9,21 sehingga klasifikasi hasil yang diperoleh dari penilaian dimaksud adalah baik. Tindak lanjut yang bisa direkomendasikan bahwa unit Biro Perencanaan harus mempertahankan dan meningkatkan perilaku sesuai kaidah nilai-nilai kementerian saat ini agar memperoleh nilai rata-rata di atas angka 10.

  • Gambar  : Foto Rapat Persiapan Evaluasi Reformasi Birokrasi 2016

  • Terselenggaranya rapat evaluasi reformasi birokrasi bersama tim Evaluasi dari Kementerian PAN dan Reformasi Birokrasi tanggal 8 Agustus 2016 di ruang rapat Grahasawala.
  •  

    Gambar : Foto Pelaksanaan Evaluasi Reformasi Birokrasi Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian Tahun 2016

    Pelaksanaan evaluasi dimulai dari survei maturity organisasi, dimana tim Kementerian PAN dan Reformasi Birokrasi melakukan survei terhadap 100 pegawai representatif di lingkungan Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian. Survei ini dimaksudkan untuk mengetahui perkembangan organisasi di mata para pegawai Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian. Selanjutnya dilakukan pendalaman substansi evaluasi melalui proses klarifikasi bukti dan progres pelaksanaan reformasi birokrasi di tahun 2015-2016 dengan 5 kelompok penanggung jawab kegiatan. Sampai saat ini hasil penilaian evaluasi masih dalam proses penelaahan dari Kementerian PAN dan Reformasi Birokrasi.

  • Terselenggaranya kegiatan intensif Rapat Kerja Biro Umum Tahun Anggaran 2017 tanggal 28 s/d 29 Oktober 2016 di Hotel Mercure Ancol, Jakarta. Konsinyering ini merupakan langkah awal untuk menyusun rencana kerja Biro Umum sehingga memudahkan dalam hal pemetaan rencana layanan umum, layanan pimpinan (operasional Menteri), layanan kepegawaian, layanan keuangan, layanan perlengkapan dan persediaan kantor serta layanan pengadaan barang/jasa. Keterbatasan anggaran menjadi kendala dalam pelaksanaan rencana kerja, sehingga arahan dari Kepala Biro Perencanaan adalah merencanakan hal-hal yang dianggap prioritas di Biro Umum untuk masih dapat memberikan layanan terbaiknya.
  • Terselenggaranya kegiatan Exit Meeting Evaluasi Pelaksanaan Reformasi Birokrasi Kemenko Bidang Perekonomian tanggal 27 Oktober 2016 bersama Tim Evaluator RB dari Kementerian PAN dan RB. Kegiatan dimaksud bertujuan untuk memperoleh gambaran terkait hasil dari kegiatan evaluasi Reformasi Birokrasi Kemenko Bidang Perekonomian sebelumnya tanggal 8 Agustus 2016.
  • Terselenggaranya rapat koordinasi pimpinan dalam rangka monitoring pelaksanaan reformasi birokrasi Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian bersama tim asistensi manajemen perubahan tanggal 15 Juli 2016. Rapat membahas hasil PMPRB tahun 2016 untuk implementasi reformasi birokrasi tahun 2015, sebagai langkah awal untuk mempersiapkan proses evaluasi implementasi reformasi birokrasi Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian.
  • Perkembangan terkini terkait pelaksanaan reformasi birokrasi.

Tahapan Manajemen Perubahan Kemenko Bidang Perekonomian

adminreform

Manajemen perubahan dalam rangka reformasi birokrasi Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian mencakup tahapan sebagai berikut:

  1. Meningkatkan efektivitas kinerja Tim melalui peran serta aktif setiap kelompok kerja Tim Asistensi Manajemen Perubahan di dalam mengawal pelaksanaan kegiatan; monitoring dan evaluasi delapan area perubahan;
  2. Menyelaraskan perencanaan program dan kegiatan yang berkaitan dengan program reformasi birokrasi melalui peta jalan refomasi birokrasi Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian (saat ini masih Permenko Nomor 3 Tahun 2016);
  3. Pembangunan komitmen didalam penerapan nilai-nilai Kementerian sebagai dasar pengembangan budaya kerja dan penegakan kode etik, serta disiplin kerja pegawai (Permenko Nomor 1 Tahun 2015 tentang Hari dan Jam Kerja di Lingkungan Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian);
  4. Menjaga dan memelihara momentum perubahan melalui pengelolaan resistensi perubahan. Misalnya, sosialisasi dan internalisasi perencanaan sumber daya manusia aparatur terkait seleksi terbuka calon Jabatan Pimpinan Tinggi (JPT) dan penataan tenaga pendukung, serta penegakan disiplin dalam pelaksanaan pemberian tunjangan kinerja pegawai di lingkungan Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian; dan
  5. Mendorong peningkatan budaya organisasi berbasis kinerja dan kompetensi serta tata kelola organisasi yang baik.
  6. Mendorong pada setiap pegawai untuk dapat menjadi agen perubahan khususnya anggota Tim Asistensi Manajemen Perubahan.

Strategi perubahan sebagai bentuk nyata komitmen pimpinan, dilakukan melalui pendekatan direktif, edukatif, dan partisipatif. Media komunikasi yang dilakukan sesuai pendekatan tersebut, sebagai berikut:

Tabel Strategi Perubahan Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian

Pendekatan Perubahan
Direktif Edukatif

Partisipatif
Strategi Komunikasi Internal 1. Rapat kick off Tim Asistensi di awal tahun

2. Rapat pleno

3. Rapat unit kerja

4. Briefing saat pelantikan pejabat

 1. Sosialisasi

2. Pelatihan

3. Capacity building (kegiatan out bond)

4. Sebaran Bahan Reformasi Birokrasi: Memahami untuk Berubah

 1. Forum komunikasi internal

2. Mailing list @ekon

3. Intranet
Eksternal

1. Memberikan informasi melalui website

2. Seminar/FGD

3. Kotak saran dan pengaduan  melalui website

 

 

Upaya yang telah dilakukan oleh agen-agen perubahan dalam mengelola dan mengatasi resistensi atas dinamika perubahan kebijakan organisasi khususnya terkait persiapan dan implementasi Undang-Undang Aparatur Sipil Negara (ASN) dan perubahan organisasi baru, inisiatif perubahan yang dilakukan adalah terus memelihara, menegakkan, dan mengembangkan budaya kerja berbasis kinerja melalui nilai-nilai kementerian, serta penguatan motivasi kerja melalui kegiatan capacity building.

Sosialisasi dan Internalisasi (Kegiatan 2015)

adminreform

Proses sosialisasi pelaksanaan reformasi birokrasi pada Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian adalah mengkomunikasi perubahan-perubahan apa saja dan tahapan/kegiatan reformasi birokrasi yang sudah dan akan dilaksanakan, baik kepada pegawai maupun kepada pihak eksternal. Tujuan sosialisasi dan internalisasi adalah untuk memperoleh pemahaman yang sama, mengurangi resistensi dari internal organisasi dan membangun komitmen serta memastikan partisipasi seluruh pejabat/pegawai dalam mewujudkan tata kelola kepemerintahan yang baik. Tahapan kegiatan ini meliputi :

  1. Penyebaran informasi;
  2. Menanamkan pemahaman;
  3. Mendorong komitmen; dan
  4. Menggerakan partisipasi.

Kegiatan sosialisasi dan internalisasi ini dilakukan secara berkelanjutan baik melalui rapat-rapat internal (rapat kick off, rapat pleno, rapat unit kerja), briefing disaat pelantikan pejabat, melalui intranet, email dan mailing list ekon.oke, dengan penekanan menginformasikan dan menanamkan pemahaman seluruh pejabat/pegawai tentang informasi terkini terkait reformasi birokrasi nasional kepada para pegawai dan khususnya anggota Tim Asistensi Manajemen Perubahan Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian.

Pada tahun 2015, informasi perkembangan terkini terkait pelaksanaan kegiatan reformasi birokrasi yang dikomunikasikan, adalah sebagai berikut:

  • Restrukturisasi organisasi. Terbangunnya komunikasi dan peran serta aktif Pimpinan maupun pejabat/pegawai yang mewakili unit organisasinya dalam pelaksanaan asesmen perubahan organisasi. Kegiatan ini diselenggarakan dalam bentuk rapat – rapat teknis dengan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi khususnya Deputi Bidang Kelembagaan dan Tata Laksana mengenai perubahan organisasi dan tata kerja Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian.
  • Sosialisasi Permenko Bidang Perekonomian Nomor 5 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian;
  • Penyusunanan Rencana Strategis yang dilakukan Sekretariat dengan Kedeputian sebagai tindak lanjut penataan organsasi dengan nomenklatur baru.
  • Penyusunan Peta Bisnis Proses dan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan (SOP AP);
  • Sharing knowladge bersama dengan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi dalam rangka Konsolidasi Internal Pelaksanaan Reformasi Birokrasi dan Grand Design Pelaksanaan Reformasi Birokrasi Tahun 2015 – 2019 pada tanggal 3 Maret 2015 di Ruang Rapat Mahakam lantai 3, Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian. Kegiatan ini dihadiri oleh Menteri Koordinator Bidang Perekonomian dan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi serta jajaran Pimpinan (Eselon I) dan anggota Tim Reformasi Birokrasi internal.

 

  • Metode ini menjelaskan bahwa budaya kerja dibedakan menjadi tiga tipe yaitu tipe budaya konstruktif, budaya pasif-defensif, dan tipe budaya agresif-ofensif. Hasil survey ini menunjukan bahwa budaya kerja di lingkungan Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian relatif baik dengan beberapa catatan sebagai berikut
  • Terselenggaranya survey analisis budaya kerja Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian. Kegiatan survey ini dilaksanakan dalam dua tahap kegiatan, yaitu tahap I (pada tanggal 25 Mei – 5 Juni 2015) dengan responden eselon I dan II yang menilai budaya kerja pegawai/staf, sedangkan tahap II (pada tanggal 3-4 Juni 2015) dengan responden perwakilan eselon III dan IV masing-masing sebanyak 5 pegawai dari setiap unit kerja yang menilai budaya kerja pimpinan.

  • Pendekatan survey analisis budaya kerja ini menggunakan Metode Organization Culture Index (OCI) oleh Rober A. Cooke  & J Clayton Laffery.
    • Lebih mementingkan aturan dibandingkan kinerja;
    • Tidak menyukai kompetisi; dan
    • Walau sudah ada SOP, kadang – kadang masih menunggu arahan terlebih dahulu.
  • Berdasarkan hasil survey dua tahap ini mengindikasikan bahwa tipe budaya kerja yang sering diterapkan di Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian adalah Constructive Culture
  • Internalisasi­kan nilai-nilai Kementerian melalui pelatihan capacity building pada tanggal 4 s.d. 5 September 2015 di Anyer, Propinsi Banten dengan tema “Percepat Kerja Dengan PIKIR: Profesional, Integritas, Kerja sama, Inovasi, dan Responsibility”.
  • Sharing Knowladge bersama Ary Ginanjar (ESQ Group) dalam acara “Revolusi Mental ASN”. Kegiatan ini bertujuan untuk membangun karakter ASN yang memiliki integritas, etos kerja, dan gotong royong. Kegiatan ini dilakukan di Jakarta; dan
  • Perkembangan terkini terkait pelaksanaan reformasi birokrasi.

Nilai-Nilai Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian (PIKIR)

adminreform

Nilai-nilai adalah serangkaian prinsip yang diyakini sebagai panduan moral dalam berperilaku, bertindak dan mengambil keputusan. Nilai-nilai dasar Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian merupakan tata nilai yang harus dipedomani oleh seluruh pegawai dalam bersikap dan berperilaku sebagai aparatur pemerintah selama menjalankan tugas kedinasan. Nilai-nilai Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian ditetapkan melalui Peraturan Menteri Koordinator Bidang Perekonomian Nomor 1 Tahun 2014. Nilai-nilai Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian yaitu Profesional, Integritas, Kerja Sama, Inovasi, Responsibility/Tanggung Jawab atau yang lebih dikenal singkatannya adalah PIKIR, sedangkan untuk penjelasannnya sebagai berikut:

Profesional. Melaksanakan pekerjaan atas dasar pengetahuan dan keahlian khusus untuk meningkatkan kinerja individu dan organisasi. Diwujudkan dalam kaidah-kaidah perilaku utama berikut:

  • berorientasi pada out come kerja;
  • berpikir analitis dan konseptual;
  • memberikan pelayanan terbaik terhadap stakeholder ;
  • menyelesaikan tugas sesuai target yang ditentukan;
  • memahami tugas, kewajiban dan wewenang jabatan; dan
  • melaksanakan tugas sesuai prosedur kerja.

Integritas. Mencerminkan komitmen yang tinggi terhadap setiap kesepakatan, aturan dan  ketentuan serta undang-undang yang berlaku melalui loyalitas profesi dalam memperjuangkan tujuan organisasi. Diwujudkan dalam kaidah-kaidah perilaku utama berikut:

  • memahami dan mematuhi peraturan yang berlaku;
  • mendahulukan kepentingan organisasi;
  • melaksanakan tugas dengan bersungguh-sungguh;
  • menghayati norma dan etika birokrasi;
  • menjunjung tinggi nilai-nilai dan budaya kerja organisasi; dan
  • memberikan informasi/ laporan dengan benar.

Kerja sama. Kemampuan menyelesaikan pekerjaan secara bersama-sama dengan menjadi bagian dari suatu kelompok untuk menciptakan sinergi dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Diwujudkan dalam kaidah-kaidah perilaku utama berikut:

  • menjunjung tinggi nilai-nilai kesetaraan;
  • mengembangkan komunikasi yang efektif;
  • membuka diri terhadap perbedaan pendapat;
  • menghargai perbedaan pendapat;
  • menyamakan persepsi terkait tujuan; dan
  • mensinergikan kepentingan stakeholder.

Inovasi. Mencerminkan kemauan dan kemampuan untuk  menciptakan gagasan baru dan implementasi yang  lebih baik dalam  memperbaiki kualitas proses dan hasil  kerja di atas standar. Diwujudkan dalam kaidah-kaidah perilaku utama berikut:

  • memunculkan adanya alternatif gagasan baru;
  • mengembangkan ide yang baru, berbeda, dan orisinal;
  • mengidentifikasi gagasan untuk perbaikan kinerja;
  • membuka peluang untuk perbaikan di tempat kerja;
  • memberikan berbagai alternatif solusi permasalahan; dan
  • mengembangkan perbaikan prestasi kerja berkelanjutan.

Tanggung jawab. Menjalankan tugas dan kewajiban yang dibebankan secara sungguh-sungguh dan tuntas serta memikul konsekwensi atas hasil yang telah disepakati. Diwujudkan dalam kaidah-kaidah perilaku utama berikut:

  • menyelesaikan tugas tepat waktu dan tepat mutu;
  • mengambil resiko atas pelaksanaan tugas;
  • menerima pembagian tugas dengan jelas;
  • memprediksi potensi masalah yang mungkin timbul;
  • melaksanakan tugas secara serius dan konsisten; dan
  • mempertanggungjawabkan hasil kerja.

Area Of Inprovement Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian (Profil RB 2015)

adminreform

Penajaman kualitas pelaksanaan reformasi birokrasi nasional untuk setiap K/L bertujuan untuk mengevaluasi kemajuan pelaksanaan program dan hasil reformasi birokrasi dalam rangka meningkatkan kapasitas dan akuntabilitas kinerja, mewujudkan pemerintahan yang bersih dan bebas KKN, serta meningkatkan kualitas pelayanan publik. Pada tahun 2014 berdasarkan hasil penilaian Tim Quality Assurance (BPKP dan Kementerian PAN dan RB) melalui surat Wakil Menteri PAN dan Reformasi Birokrasi Nomor B/1538/WMPAN-UPRBN/4/2014 tanggal 22 April 2014, Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian mendapatkan nilai 63,39. Sedangkan pada tahun 2015 hasil evaluasi yang dilakukan oleh Tim dari Kementerian PAN dan Reformasi Birokrasi melalui surat nomor B/09/D.I.PANRB-UPRBN/12/2015 tanggal 22 Desember 2015 mendapatkan nilai 69,01. Rincian hasil penilaian sebagaimana tabel berikut.

Berdasarkan tabel di atas, apresiasi atas pelaksanaan reformasi birokrasi periode tahun 2015 menunjukkan penguatan khususnya pada komponen penataan sistem manajemen SDM yang dari sebelumnya memperoleh nilai 6,74 di tahun 2014 dan pada tahun 2015 memperoleh nilai 13,8 dalam artian proses penataan sistem manajemen SDM sudah mencapai 87,88% dari bobot 15. Sedangkan untuk penguatan organisasi dengan pelaksanan penataan organisasi memperoleh kenaikan nilai dari sebelumnya 1,80 menjadi 3,84 di tahun 2015.

Apresiasi dari Kementerian PAN dan Reformasi Birokrasi melalui Surat Deputi Reformasi Birokrasi, Akuntabilitas Aparatur dan Pengawasan Selaku Ketua Unit Pengelola Reformasi Birokrasi Kementerian PAN dan RB Nomor B/09/D.I.PANRB-UPRBN/12/2015 tanggal 22 Desember 2015, atas capaian kemajuan dari Kemenko Bidang Perekonomian, yaitu sebagai berikut:

  1. Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian telah mampu menerapkan secara sistematis dan konsisten mekanisme kerja, pola pikir (mind set), serta budaya kerja (culture set) individu pimpinan dan pegawai menjadi lebih baik;
  2. Telah melakukan penataan Struktur Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian dengan melakukan revisi terhadap Peraturan Menteri Koordinator Bidang Perekonomian Nomor 11 Tahun 2002 menjadi Peraturan Menteri Koordinator Bidang Perekonomian  Nomor 5 Tahun 2015;
  3. Draft Roadmap Reformasi Birokrasi periode 2015-2019 telah disusun dan memuat strategi pelaksanaan reformasi birokrasi lima tahun mendatang pada masing-masing area perubahan.

Menimbang perolehan nilai capaian reformasi birokrasi Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian, Kementerian PAN dan Reformasi Birokrasi memberikan rekomendasi sebagai dasar untuk kemajuan pelaksanaan Reformasi Birokrasi Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian Bidang Perekonomian di masa yang akan datang, yaitu sebagai berikut:

  1. Meningkatkan kualitas penanganan terhadap pengaduan masyarakat sehingga dapat meningkatkan kepuasan terhadap pelayanan yang diberikan;
  2. Memastikan terlaksananya standar pelayanan, alur dan prosedur pelayanan, dan budaya pelayanan prima serta memperhatikan hasil survei atas kualitas pelayanan publik yang dilakukan Kementerian PAN dan Reformasi Birokrasi;
  3. Menindaklanjuti pencanangan Zona Integritas dengan melakukan pembangunan unit kerja menuju Wilayah Bebas Korupsi dan Wilayah Birokrasi Bersih Melayani.

Sosialisasi Revolusi Mental bersama Tim Revolusi Mental Kemenko Pembangunan Manusia dan Kebudayaan

adminreform

Terselenggaranya sosialisasi Gerakan Revolusi Mental bersama Tim Gerakan Revolusi Mental Nasional dari Kementerian Koordinator Bidang Pembangunan Manusia dan Kebudayaan pada tanggal 2 Februari 2016 di Kantor Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian dengan narasumber utama Prof. Sarlito Wirawan Sarwono. Sosialisasi ini memberikan pemahaman kepada SDM Aparatur di lingkungan Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian untuk mengimplementasikan gerakan revolusi mental di lingkungan Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian.

Adapun inti dari Gerakan ini adalah mengajak Masyarakat pada umumnya yang contohkan dari Aparatur Sipil Negara terlebih dahulu untuk menegakkan dan menjalankan Nilai-nilai Strategis Revolusi Mental, antara lain dapat dilihat di bawah ini:

Rapat Kerja 2016 Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian

adminreform

Terselenggaranya Rapat Kerja internal Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian tanggal 23 Januari 2016. Rapat Kerja internal ini dihadiri oleh seluruh pegawai di lingkungan Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian guna membahas rencana kerja dari masing-masing unit organisasi. Setiap Unit Organisasi mem­presentasi­kan dan mendiskusikan rencana kerja tahun 2016 agar tercapai sinkronisasi pelaksanaan kerja antar-unit organisasi di lingkungan Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian.

Peta Jalan Reformasi Birokrasi Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian 2016-2019

adminreform

Pada tanggal 15 April 2016, Menteri Koordinator Bidang Perekonomian menetapkan Peraturan Menteri Koordinator Nomor 3 Tahun 2016 tentang Peta Jalan Reformasi Birokrasi Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian Tahun 2016-2019. Dasar penyusunan dari Peta Jalan ini adalah Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010-2025 dan Peraturan Menteri PAN dan Reformasi Birokrasi Nomor 11 Tahun 2015 tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2015-2019.Peta Jalan ini merupakan pedoman dan acuan bagi seluruh pejabat dan pegawai dalam pelaksanaan reformasi birokrasi di lingkungan Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian Tahun 2016-2019.

Tujuan dari Pelaskanaan Reformasi Birokrasi Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian sebagai berikut :

  1. Birokrasi yang bersih dan akuntabel
  2. Birokrasi yang efektif dan efisien
  3. Birokrasi yang memiliki pelayanan publik berkualitas

Reformasi Birokrasi Kemenko Perekonomian dilaksanakan melalui program-program sebagai berikut:

  1. Manajemen Perubahan
  2. Penguatan Pengawasan
  3. Penguatan Akuntabilitas Kinerja
  4. Penguatan Kelembagaan
  5. Penataan Tata Laksana
  6. Penataan Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia
  7. Penyusunan Peraturan Perundang-undangan
  8. Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik
  9. Quick Wins

Untuk mengetahui detail dari program-program dimaksud di atas dapat di download Permenko Nomor 3 Tahun 2016 (klik disini)